Enero – junio, 2017
Vol. 1, No. 1
ISSN 2602-8247
http://retosdelacienciaec.com
mcrevistas@gmail.com
EL CONTROL INTERNO EN LAS ACTIVIDADES ACADEMICAS DE LAS
UNIVERSIDADES ECUATORIANAS, PROCEDIMIENTO INDISPENSABLE
PARA LOGRAR LA CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
THE INTERNAL CONTROL IN THE ACADEMIC ACTIVITIES OF
ECUADORIAN UNIVERSITIES. AN INDISPENSABLE PROCEDURE TO
ACHIEVE THE QUALITY OF HIGHER EDUCATION
Elizabeth Jacqueline Govea Robinzón
1
Recibido: 2016-07-10 / Revisado: 2016-08-10 / Aceptado: 2016-10-20 / Publicado: 2017-01-01
RESUMEN
La globalización de la economía ha obligado a las empresas a producir
bienes y servicios más competitivos, en este contexto el control interno permite
controlar y hacer eficiente las actividades operativas de las empresas y
entidades. La gestión universitaria no es ajena a este requerimiento, en la que
el control interno debe estar diseñado para garantizar la calidad de la
educación; sin embargo las universidades ecuatorianas carecen de normas y
de procedimientos de control interno para el efecto, por lo que el objetivo de
esta investigación fue formular normas y procedimientos de control interno para
optimizar las actividades académicas de estas universidades para mejorar sus
servicios, para lo cual se realizó un diagnóstico del control interno en las
direcciones académicas de la Universidad Técnica de Esmeraldas “Luis Vargas
Torres” (UTE LVT), que evidenció que las actividades académicas se realizan
sin normas y procedimientos específicos, lo que justifica este trabajo.
Palabras Clave: control interno, direcciones académicas, universidades,
gestión académica.
ABSTRACT
Enterprises have been forced to produce more competitive goods and
services due to the globalization of the economy. Under this situation, the
internal control allows them to control and made efficient their operational
activities. The university management is not immune to this requirement, which
establishes that the internal control must be designed to guarantee the
education’s quality; however, the Ecuadorian universities do not have norms
and procedures to apply in those cases, so that the objective of this
investigation is to formulate those regulations to optimize the academic
activities in order to improve their services. For this reason, a diagnosis of
internal control in academic directions of Technical University of Esmeraldas
“Luis Vargas Torres” has been made and the results showed that inside the
institution academic activities are realized without following norms.
Keywords: Internal Control, Academic Directions, Universities, Academic
Management
1
Magíster en Docencia y Desarrollo del Currículo, Profesora en la Universidad Técnica Luis Vargas
Torres, Esmeraldas-Ecuador. E-mail: yaqui-63@hotmail.com
Forma sugerida de citar: Govea-Robinzón, E. J. (2017). El control interno en las actividades
académicas de las universidades ecuatorianas. Procedimiento indispensable para lograr la calidad de la
educación superior. Retos de la Ciencia, 1(1), pp. 57-71.
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Revista Científica Retos de la Ciencia. 1(1), pp. 57-71
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INTRODUCCIÓN
El control en una organización, es el proceso que permite observar la
ejecución de las actividades planificadas y a corregir cualquier desviación
significativa, para lograr metas y objetivos predeterminados. Este control en la
actualidad está conformado por todas las normas internas y externas que
regulan las actividades empresariales, sean éstas directivas, administrativas,
financieras, operativas, producción y mercado. La globalización de la
economía, han transformado los procesos de organización y gestión en las
empresas, en donde el control han asumido nuevos desafíos para ejecutar
eficazmente su accionar. Así, el control interno en las empresas, debe ser
diseñado e implementado como un sistema integrado y su funcionamiento debe
estar alineado a los procesos de planificación y buenas prácticas del personal;
para lograrlo es necesario que exista una buena organización y supervisión.1
Estudiar y evaluar el control interno en una empresa, representa analizar
todos los controles, determinar sus deficiencias y valorarlos para conocer su
grado de confianza, esto se realiza generalmente cuando se audita una
organización en cumplimiento de la norma de ejecución del trabajo, que señala
que un auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuada del control
interno existente, que le sirva de base para determinar el grado de confianza
que va a depositar en éste, para determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria.2
El desarrollo de nuevas estructuras y tipologías de empresas y
organizaciones tanto públicas como privadas, ha requerido la adecuación del
control interno a sus necesidades, por lo que, algunos países han emitidos
nuevos criterios de control como: el Informe COSO I, II y III y la Ley Sabarnes-
Oxley (SOX) de Estados Unidos; CoCo (Criteria of Control Boar) de Canadá;
ACC (Australian Control Criteria) de Australia; Cadbury del Reino Unido
ajustados a las nuevas dinámicas del control y riesgo que se tienen en los
actuales momentos, los mismos que se han adoptados o adaptados a otros
países de acuerdo a sus necesidades y particularidades.3
En la República del Ecuador con la Constitución del 1998 fue creado el
Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP), como el organismo
regulador, coordinador y planificador de todo el sistema universitario nacional,
pero su funcionamiento se vio afectado a causa de las tendencias
privatizadoras de la época, que permitió que las universidades públicas
realizaran diversos tipos de negocios, con un desmedido afán de lucro de
determinados individuos, que impedía el acceso a la educación superior de los
ciudadanos de escasos recursos que no podían pagar las cuotas que
establecieron, permitiéndose además crear muchas universidades particulares
que no garantizaban una buena educación y no estaban articuladas con los
objetivos del plan nacional de desarrollo.
Así mismo, en el año 2002 fue creado el Consejo Nacional de Evaluación y
Acreditación (CONEA), con el objetivo de realizar la evaluación de las
universidades ecuatorianas relacionados con sus características y
particularidades, tiempo de funcionamiento, forma de propiedad y cualquier otra
particularidad que pudiera diferenciarlas. Este Consejo fue integrado con
miembros nombrados por el CONESUP, que estaba formado por los Rectores
de las universidades, que presentó problemas en su funcionamiento y
conformación por falta de independencia en sus decisiones, ocasionando
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El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
59
conflicto de intereses porque los que expedían las resoluciones de control y
evaluación eran los mismos controlados. 4
Con la constitución del 2008, los controles de las universidades se
intensificaron, su disposición transitoria vigésima ordenaba que en cinco años a
partir de su promulgación, éstas debían ser evaluadas con sus carreras,
programas y posgrados, las que no aprobaren serían excluidas del sistema. El
CONEA en el 2009 realizó la evaluación indicada y las categorizó en A, B, C, D
y E de acuerdo a su desempeño administrativo, académico, investigativo,
vinculación, infraestructura y tecnología midiendo sus resultados con respecto
a indicadores y parámetros de evaluación para cada área, señalando que 26
universidades ubicadas en la categoría “E” debía ser cerradas legalmente.
En las conclusiones de este Informe, se observa el cuadro 5.12 Desempeño
de las IES respecto al criterio de Gestión, indicando que 10 universidades se
encuentran en la categoría A con un nivel de desempeño promedio mayor a
75%, 19 en la categoría B entre 50% a 74%, 21 en categoría C entre 25% y
49%, y, 18 en categoría D con menos de 24%. De las 68 universidades, solo
las ubicadas en la categoría A sus niveles de control son efectivos, porque son
aceptable con el 75%, por lo tanto tienen un alto nivel de confianza y bajo nivel
riesgo, las demás ubicadas en las categorías B, C y D con niveles inferiores al
74% su confianza es baja y sus riesgos son altos. Estas conclusiones ratifican
las deficiencias del control interno en la ejecución de las actividades de las
direcciones académicas de las universidades ecuatorianas, considerando que
de los indicadores evaluados el 80% correspondieron a asuntos académicos y
solo el 20% a gestión administrativa.5
Esta constitución concibió a la universidad ecuatoriana como un sistema de
interés público sin fines de lucro, dando al Estado la potestad de su control y
regulación, alineadas al plan nacional de desarrollo como la herramienta de
gestión e inversión pública, con estrategias y objetivos para lograr el desarrollo
de la sociedad. En esa dirección, se analizaron los controles internos de las
universidades, en sendos procesos de socialización de un proyecto de ley para
su funcionamiento, con opiniones y sugerencias de universitarios y de la
sociedad civil; norma que se promulgó el 12 de octubre del 2010 en la
Asamblea Nacional (AN), como Ley Orgánica de Educación Superior (LOES),
con una estructura institucional regida por el principio de autonomía
responsable, basada en libertad para enseñar con responsabilidad, rendición
de cuentas, observancia de la ley en un proceso de calidad y mejora continua.
Con la LOES aparecieron los nuevos organismos de administración y control
de las universidades, que fueron el Consejo de Educación Superior (CES),
Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la
Educación Superior (CEAACES) y la Secretaría Nacional de Educación
Superior, Ciencia Y Tecnología (SENESCYT). El CEAACES, según informe de
evaluación del 2012 sobre las 26 universidades ubicadas en la categoría E por
el CONEA, señaló que luego de un plazo prudencial para mejoras, 14 de éstas
fueron eliminadas definitivamente por no reunieron los requisitos mínimos de
calidad para su funcionamiento. Así como según informe de evaluación del
2013 realizado a todas las universidades, las categorizó en A, B, C y D, de las
8 universidades ubicadas en esta última categoría, el CES intervino 4 para
mejorarlas y fortalecerlas.6, 7 y 8
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En este marco, se inserta y se justifica esta investigación como
consecuencia de la insuficiente aplicación de las normas de control interno en
las actividades académicas de las universidades ecuatorianas cada, que
permitan mejorar los exiguos resultados que se tienen, por los permanentes
reclamos de sus usuarios. El diagnóstico anterior producto de las evaluaciones
realizadas, es la expresión científica de las deficiencias del control interno en
estas actividades operativas, lo que se convierte en el problema a investigar,
para lo cual, se determinó como objetivo de este trabajo formular normas y
procedimientos de control interno para ejecutar eficientemente las actividades
académicas de las universidades ecuatorianas, con instrumentos modernos y
procesos para mejorar sus servicios fundamentales.
Fundamentación teórica
El control, como elemento de supervisión y vigilancia, nació con la sociedad
en los tiempos más remotos, pues el hombre desde que tuvo uso de razón y
relaciones de convivencia en la comunidad, manifestó la necesidad de controlar
los bienes particulares y comunitarios de sobrevivencia como los alimentos que
cazaba y recolectaba, especialmente para épocas de invierno o de sequías. El
control interno surgió técnicamente en las empresas con la aparición de la
partida doble como control contable en el 1494, cuando el monje veneciano y
matemático Fray Lucas Pacciolli, analizaba los hechos económicos desde el
punto de vista de la partida y de la contrapartida de la transacción, considerada
como una medida técnica de control del dinero en los negocios. Pero no fue
hasta finales del siglo XIX que los empresarios y comerciantes se preocuparon
por disponer sistemas de control interno para proteger sus bienes y valores
(Rivero et al., 2015)9.
Esto le permitió al autor de esta investigación, comprender que los controles
internos fueron necesarios como consecuencia del aumento de la producción
por el desarrollo tecnológico, porque muchas actividades artesanales pasaron a
ser fabriles como resultado de la revolución industrial, por lo que los
propietarios de los negocios no pudieron seguir atendiéndolos personalmente,
viéndose en la necesidad de contratar administradores para que dirigieran sus
procesos productivos, comerciales y financieros. De la misma manera,
dependiendo del tamaño de las empresas, los administradores se vieron
forzados a delegar funciones dentro de las organizaciones, creando sistemas y
procedimientos de control que previnieran o redujeran los riesgos, errores o
fraudes.
El control interno ha sido siempre una preocupación en todas las empresas y
entidades de una sociedad, pese a tener diferentes enfoques y terminologías,
lo que se puede evidenciar en las siguientes declaraciones de autores y
entidades vinculados con esta especialidad:
El Instituto de Auditores Internos de Argentina (1975), en la II Convención
nacional de auditores internos, lo concreta como: Las reglas, principios o
medidas enlazados entre sí, desarrollado dentro de una organización, con
procedimientos que garantizan su estructura, un esquema humano
adecuado a las labores asignadas y al cumplimiento de los planes de
acción, con el objetivo de lograr la protección razonable del patrimonio,
cumplimiento de políticas establecidas por la organización, información
confiable y eficiencia en las operaciones10.
Elizabeth Jacqueline Govea Robinzón
El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
61
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos (1982), lo precisa como
“comprende el plan de organización con todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para la
protección de sus activos, la obtención de información financiera correcta y
segura, la promoción de eficiencia de operación y la adhesión a políticas
prescritas por la dirección”11.
Estupiñán (2015), considera que “comprende el plan de organización y el
conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices
marcadas por la administración”12.
Para el autor de esta investigación, estas definiciones tienen mucha
similitud, con pocas diferencias en sus concepciones, lo que le ha permitido
determinar que cualquier juicio de control interno debe comprender, por lo
menos, procesos de operación, personas en acción, objetivos a lograr y
seguridad de recursos.
Uno de los cambios más significativos acontecido, en cuanto al control
interno, se produjo en la última década del pasado siglo XX, con la publicación
del denominado Informe COSO I (Commitee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission). Dicho informe se convirtió en un obligado referente
internacional de control integrado; fue emitido por el Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway y publicado en los Estados Unidos en
1992, como una respuesta a los diferentes conceptos, definiciones e
interpretaciones sobre el control interno en las empresas e instituciones. En
septiembre de 2004, el comité COSO publicó el Enterprise Risk Management –
Integrated Framework y sus aplicaciones técnicas asociadas, como Informe
COSO II, ampliando el concepto de control interno, proporcionando un enfoque
más completo y extenso sobre la identificación, evaluación y gestión integral
del riesgo en las empresas e instituciones, considerando la globalidad de sus
operaciones, (COSO, 2013)13.
En 2013 el comité publicó la actualización del Marco integrado de control
interno, denominado como informe COSO III, con los objetivos de: aclarar los
requerimientos del control interno, actualizar el contexto de la aplicación del
control interno a los cambios en las empresas, entidades y en sus ambientes
operativos y ampliar su aplicación expandiendo los objetivos operativos y la
emisión de informes, permitiendo así una mayor cobertura de los riesgos a los
que se enfrentan actualmente las organizaciones, producto de la globalización
de la economía (AUDITOOL, 2017)14.
El Informe COSO original y su adenda de 1994, tiene cuatro grandes partes
que contienen los pormenores de los controles empresariales, los mismos son:
(Mantilla, 2005)15
Parte I: Resumen ejecutivo, visiona en alto nivel la estructura conceptual del
control interno, dirigido a gerentes, directores, jefes, miembros de consejos,
legisladores y reguladores.
Parte II: Framework (Estructura conceptual integrada), precisa el control
interno, describe sus componentes y proporciona criterios de actuación para
administradores y directivos.
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Parte III: Reporte a partes externas, suplementos que proporciona
orientación a las organizaciones que publican informes sobre control
interno, así como para la preparación de sus estados financieros públicos.
Parte IV: Herramientas de evaluación, contiene materiales para la ejecución
de evaluaciones del control.
Parte V: Adenda a reporte a partes externas, discute el problema de la
presentación de reportes a partes externas del informe COSO y provee un
vehículo para expandir el alcance del informe administrativo sobre el control
interno y orientar los controles adicionales que corresponden a la
salvaguarda de los activos.
El Informe COSO indicado se desarrolla en componentes, que engloban los
elementos particulares de áreas, operaciones y actividades específicas; los
mismos que son: Ambiente de Control, Valoración de riesgos, Actividades de
control, Información y Comunicación y Supervisión o Monitoreo.
Con idénticos objetivos apareció el Control Interno COCO (Criteria of Control
Board), originado en Canadá en 1995. Tuvo como propósito ayudar a las
organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones, a través de una
mejor comprensión del control del riesgo y de la dirección. Se sustentó en la teoría
general de sistemas y de la contingencia, resaltando la importancia de la definición y
adopción de normas y políticas, pues determinó que la planeación estratégica
proporciona sentido a la dirección. “Definió veinte criterios para el diseño, desarrollo y
modificación del control, estos forman parte de los siguientes grupos de normas:
Propósito, Compromiso, Aptitud, y Evaluación y Aprendizaje” (Fernández, 2003)16.
El denominado Australian Control Criterial (ACC) [Control Interno
Australiano], se originó en dicho país en marzo de 1998. Ayuda a las
organizaciones a perfeccionar el proceso de toma de decisiones, dándoles
importancia a los trabajadores y a otros grupos de interés en el cumplimiento
de los objetivos; resaltó la importancia del autocontrol y confianza mutua e hizo
énfasis en los conocimientos y habilidades para el desarrollo de una actividad,
incluyendo un modelo de gestión de riesgos. (Cuello et al., 2008)17.
Conocido con el nombre de Informe Cadbury, -originado en el Reino Unido
en diciembre de 1992-, se adoptó un concepto de control más amplio y con
mayores especificaciones en su enfoque sobre el sistema de control. Se
soportó en el informe COSO I, exceptuando lo referente a sistemas de
información. Este modelo se enfocó básicamente en las políticas de gobierno y
el análisis del código ético sobre los aspectos financieros, como una forma de
contribuir positivamente a la promoción de este en su conjunto y en los
principios de actuación derivados de ellos. Adoptó una interpretación amplia del
control con mayores especificaciones en la definición de su enfoque, sobre el
sistema de control en su conjunto financiero y de cualquier tipo. Sus objetivos
principales están orientados a proporcionar una seguridad razonable en la
efectividad y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información y
reportes financieros, el cumplimiento con leyes y reglamentos y salvaguardar el
patrimonio. (Gonzáles, 2000)18
La Ley Sabarnes-Oxley (SOX), fue aprobada por el Congreso de los Estados
Unidos en los inicios del siglo XXI como consecuencia de la crisis económico-
financiera vivida en dicha nación. Dicha ley, contaba con normas estrictas para
las actividades contables y corporativas lo que representó para muchos una
injerencia del estado en los asuntos internos de las corporaciones
empresariales y económicas. Los escándalos financieros de Enron y World
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El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
63
Com y otras corporaciones de Estados Unidos y Europa, que en cuatro años
tuvieron más de cien mil millones de dólares en pérdidas por fraude contable y
corporativo, fue lo que motivó al gobierno norteamericano a endurecer los
controles.
La responsabilidad de estos actos de corrupción recayó en las firmas de
contadores que asesoraban y auditaban a estas empresas como Arthur
Andersen, que prestaba al mismo tiempo servicios contables, asesorías y
auditorías. La pérdida de confianza de los inversionistas fue el daño más grave
que provocó esta crisis, porque estimuló una fuerte caída de la bolsa de valores
y el temor generalizado de los inversionistas para operar, comparable solo con
la gran depresión de 1929. (Díaz, 2005)19
De esta manera surge el Marco Integrado de Control interno para
Latinoamérica (MICL) en 2004, como respuesta a la necesidad de establecer
un enfoque apropiado de control a la realidad de estos países. Se procuró
establecer un marco de referencia para las necesidades y las expectativas de
control interno de los directores de las empresas privadas e instituciones
públicas de las organizaciones de la sociedad civil. Este modelo define al
control interno como “un proceso aplicado en las actividades ejecutadas por los
funcionarios y servidores que laboran en las organizaciones, debe aportar un
grado de seguridad razonable y orientarse a facilitar la consecución de los
objetivos institucionales”, (Casals & Associates, Inc. 2004)20.
Con los criterios de Rivas (2011), y de acuerdo con las concepciones
analizadas anteriormente la autora de esta investigación, revela un marco
conceptual del control interno, asociado a la emisión de información desde una
concepción lógica, en donde se considera que las organizaciones son entes
legalmente constituidos para realizar una actividad económica o social en
beneficio de la comunidad, sean estas públicas o privadas. Las primeras son
entidades y organismos del estado o para el estado, creados por ley para
ofrecer servicios o producir bienes para satisfacer las necesidades de la
sociedad; mientras que las segundas, son las corporaciones, empresas
medianas y pequeñas, legalmente constituidas y reconocidas por la ley, para
ejecutar una actividad económica productiva que les permita lograr
rendimientos o utilidades, (Rivas, 2011)21.
METODOLOGÍA
El desarrollo de esta investigación a nivel nacional, estuvo limitado a viajar
por todo el país, porque las universidades están ubicada en casi todas
provincias de la región costa, sierra y oriente, razón por la cual fue necesario
hacer un estudio a través de las páginas Webs de las 59 universidades que
forman el sistema de educación superior en el en Ecuador actualmente, según
informes de evaluación, acreditación y recategorización del 2015 emitidos por
el CEAACES22; consultando si estas organizaciones tenían normas de control
interno y manual de procedimientos para sus actividades académicas,
determinando la inexistencia de estos instrumentos; más bien se observó que
éstas realizan sus operaciones con disposiciones generales de sus estatutos y
resoluciones de su consejo académico, además disponen de reglamentos
internos y manuales orgánicos funcionales especialmente en asuntos
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administrativos, que no indican en detalle los procedimientos relacionados con
las diferentes actividades académicas, que son su razón de ser.
Para corroborar lo dicho fue necesario consultar también las páginas Webs
de algunas universidades extranjeras, observando que la mayoría de éstas
tienen normas de control interno y manuales de procedimientos de sus
actividades académicas para la ejecución de sus actividades, razón por la cual
no solo han alcanzado calidad en su quehacer diario sino que sus
profesionales, investigaciones y vínculos con la sociedad son de primer nivel.23
Para conocer la existencia de normas de control interno y de manual de
procedimientos en las universidades ecuatorianas, se diagnosticó evaluando el
control interno en las direcciones y unidades académicas de la UTE LVT,
porque es la institución donde labora la autora de este trabajo como profesora,
entidad que adolece de muchas debilidades en los servicios que entrega a sus
estudiantes y comunidad, lo que se transforma en reclamos permanentemente
que van en desmedro de su imagen, por la inexistencia de normas de control
interno que garanticen una atención ágil y oportuna. El diagnóstico realizado se
ejecutó con las siguientes fases metodológicas: Análisis de la población,
Determinación de la muestra, Elaboración y pilotaje del cuestionario, Aplicación
del cuestionario y Procesamiento de los resultados.
En el análisis de la población, luego de revisar la estructura orgánica de la
UTE LVT, se pudo determinar que las direcciones y unidades académicas
fueron nueve según el Estatuto vigente aprobado el nueve de Junio de 2016,
las mismas representan la muestra a investigar. Estas direcciones y unidades
fueron: Unidad de evaluación académica, Unidad de admisión y nivelación,
Unidad de planificación académica, Dirección de investigación y postgrado,
Dirección de vinculación con la sociedad, Dirección de extensión universitaria,
Dirección del centro de apoyo académico, Unidad de biblioteca y Dirección de
carrera24; por lo antes indicado la población total conformada por las nueve
direcciones y unidades académicas se decidió investigarlas como muestra, por
lo que no se aplicó ningún procedimiento estadístico para su determinación, es
decir, se analizó el 100% de la población.
La elaboración y pilotaje del cuestionario a aplicar en esta investigación, tuvo
como objetivo diagnosticar la existencia y aplicación de normas de control
interno y de manuales de procedimientos en las actividades académicas de
esta entidad, por lo que, estuvo orientado a las personas encargadas de dirigir
las actividades en estas direcciones unidades; para lo cual, se aplicó la técnica
de interrogantes cerradas, con tres alternativas de respuestas, que fueron: Si,
No y NA (No Aplica) utilizada frecuentemente en los cuestionarios de estudio y
evaluación de control interno en la Auditoría, recomendado por el Instituto
Mexicano de Contadores Públicos.25
La aplicación del cuestionario se lo realizó a todos y cada uno de los
directores y jefes de las nueve direcciones y unidades académicas de esta
universidad y el procesamiento de sus resultados se realizó en tablas
estadísticas de distribución de frecuencias, los mismos que se pueden observar
en el siguiente acápite.
RESULTADOS Y DISCUSIÓN
El cuestionario elaborado y aplicado para conocer si las direcciones
académicas de la UTE LVT aplican normas de control interno y manuales de
Elizabeth Jacqueline Govea Robinzón
El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
65
procedimientos en las actividades académicas que ejecutan, se realizó con 13
interrogantes que contenían diferentes conceptos de actividades propias de
una buena gestión educativa en una universidad, encaminadas a lograr
eficiencia, eficacia y efectividad en los servicios que presta a todos y cada uno
de sus estudiantes y comunidad en general.
Los resultados obtenidos, luego del procesamiento del cuestionario que fue
respondido por cada uno de los directores y jefes de las direcciones y unidades
académicas señaladas anteriormente, se presenta en una distribución de
frecuencia estadística, que contenía: número de pregunta, pregunta,
respuestas, total y porcentaje, los que se pueden observar en la Tabla y
gráfico.
Tabla 1. Resultados del cuestionario de control interno de las actividades de
las direcciones académicas de la UTE LVT
No.
Preguntas
Si
%
No
%
Total
%
1
¿Conoce usted que el control es uno de
los elementos de las ciencias
administrativas que permite monitorear las
actividades operativas de cada uno de los
miembros de una organización?
6
66.67
3
33.33
9
100
2
¿Conoce usted que toda organización
debe tener implementado un sistema de
control interno para ejecutar sus
actividades?
8
88.89
1
11.11
9
100
3
¿Conoce usted si la UTE LVT tiene un
sistema de control interno operativo para
realizar sus diferentes actividades?
0
0
9
100
9
100
4
¿Conoce usted las leyes que norman las
actividades de la UTE LVT?
6
66.67
3
33.33
9
100
5
¿Conoce usted si la LOES tiene
disposiciones que deben ser acatadas por
todas las unidades de la institución?
6
66.67
3
33.33
9
100
6
¿Conoce usted que el Estatuto de la
institución es la norma básica que rige
todas las actividades?
9
100
0
0
9
100
7
¿Conoce usted la estructura orgánica de la
institución que define los niveles de
autoridad y responsabilidad?
5
55.56
4
44.44
9
100
8
¿Conoce usted si la institución tiene
reglamentos que norman las actividades
de todas sus unidades?
0
0
9
100
9
100
9
¿Conoce usted si la institución tiene un
manual de funciones que define los
procesos de las actividades de todas sus
unidades?
0
0
9
100
9
100
10
¿Conoce usted si la institución tiene un
manual de procedimientos para ejecutar
las actividades operativas?
0
0
9
100
9
100
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66
11
¿Conoce usted si la UTE LVT tiene alguna
norma que detalle las actividades
académicas de sus diferentes unidades?
3
33.33
6
66.67
9
100
12
¿Conoce usted las actividades más
importantes que se deben realizar en la
unidad a su cargo?
6
66.67
3
33.33
9
100
13
¿Usted como Director o Jefe de la Unidad
Académica a su cargo, planea
participativamente las actividades más
importantes de su gestión?
0
0
9
100
9
100
Fuente: Aplicación de instrumentos
Elaborado por: Elaboración propia
Fuente: aplicación de instrumentos
Elaborado por: Elaboración propia
Estos resultados revelaron las limitaciones más importantes de control
interno que tienen las actividades de las direcciones y unidades académicas de
la UTE LVT, considerando que es una de las entidades que forma parte del
sistema nacional de universidades en el Ecuador, observándose los resultados
de 6 de las 13 interrogantes realizadas, que son las respuestas a las preguntas
3, 8, 9, 10, 11 y 13 con respuestas No o negativas entre el 67% y el 100%
según se muestra en la tabla y gráfico estadístico de la distribución de
frecuencias presentada anteriormente. Estas limitaciones fueron:
Pregunta 3: El 100% de los consultados indicaron desconocer que se tenga
un sistema de control interno operativo para realizar las diferentes
actividades, lo que confirma que la institución no cuenta con todos los
instrumento de control para realizar las gestiones correspondientes.
Pregunta 8: El 100% de los encuestados contestaron no conocer que la
institución tenga reglamentos que norman las actividades en sus diferentes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
67%
89%
0%
67% 67%
100%
56%
0% 0% 0%
33%
67%
0%
33%
11%
100%
33% 33%
0%
44%
100% 100% 100%
67%
33%
100%
Resultados del cuestionario de control interno
SI NO
Elizabeth Jacqueline Govea Robinzón
El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
67
unidades y departamentos, reafirmando la inexistencia de reglamentos de
las operaciones de la organización.
Pregunta 9: El 100% de los consultados desconocen que la institución
tenga un manual de funciones que defina los procesos de las actividades
de todas sus unidades y departamentos, ratificando así que no se conocen
los procesos de sus diferentes actividades operacionales.
Pregunta 10: El 100% desconoce que la institución tenga un manual de
procedimientos para ejecutar sus actividades operativas, por lo que se
ratifica que la entidad carece de procedimientos de sus actividades
académicas.
Pregunta 11: El 67% desconoce que se disponga de normas que detallen
las actividades académicas de sus diferentes unidades y departamentos,
confirmando que no están definidas las operaciones de servicios
educativas más importantes de estas funciones.
Pregunta 13: El 100% de los consultados indicaron que en el ejercicio de su
cargo no planean participativamente las actividades más importantes de su
gestión, confirmando que realizan sus funciones basados en la experiencia,
sin ninguna norma de control interno.
En los análisis anteriores, solo se expresan las deficiencias más importantes
que arrojan los resultados del procesamiento del cuestionario aplicado,
evidenciando las insuficiencias que tiene el control interno en las unidades y
direcciones académicas de esta entidad y que constituyen las causas de la
ineficacia institucional de sus actividades, las que a criterio de la investigadora
se debe entre otras causas a la inexistencia de normas de control interno, de
manuales de procedimientos y a la ausencia de planificación de las actividades
más importantes que se deben ejecutar en estas actividades en beneficio de
los estudiantes y de la comunidad.
Además con un procedimiento de auditoría se ponderó y se valoró el
cuestionario de control interno aplicado, que permitió determinar el estado de
los mismos, que fue del 49,23%, el mismo que según los parámetros de
valoración representa un alto nivel de riesgo y un bajo nivel de confianza,
ratificando así la inexistencia de normas de control interno y de manuales de
procedimientos para las actividades académicas de esta institución.
A partir del estudio realizado que evidenció la ausencia de normas de control
y de manuales de procedimientos para realizar las actividades de las
Direcciones y Unidades Académicas de la UTE LVT, por lo cual la autora
propuso la implementación de estas herramientas. En el caso de las normas de
control interno se las realizó en base al último Informe COSO, con el siguiente
contenido:
1. Antecedentes de las normas:
1.1 Consideraciones. Que la modernización de los estados y la globalización de
la economía ha introducido cambios en los sistemas administrativos,
operativos, financieros e informativos de las organizaciones sean estas
públicas o privadas, por lo que es necesario emitir, adoptar o adaptar normas
de control interno, para establecer reglas que orienten el accionar de las
empresas y entidades, en el marco de un sistema de control interno, para
lograr eficiencia, efectividad y eficacia en las actividades que se desarrollan.
www.retosdelaciencia.com
Revista Científica Retos de la Ciencia. 1(1), pp. 57-71
68
1.2 Ámbito de aplicación. Estas normas de control interno se aplicarán de
manera obligatoria a las actividades académicas de las universidades y
escuelas politécnicas ecuatorianas.
1.3 Sistema de control interno. Es el conjunto de normas y procesos continuos
e interrelacionados que realiza la máxima autoridad, funcionarios y empleados
de una organización para la consecución de sus objetivos.
1.4 Objetivos del control interno: lograr eficiencia, efectividad y eficacia en las
operaciones.
1.5 Responsables del control interno. La responsabilidad del diseño,
implantación, evaluación y perfeccionamiento del sistema de control interno
corresponde a la máxima autoridad académica y demás autoridades y
directivos académicos en el área de su competencia.
1.6 Principios del control interno: equidad, ética, eficacia, eficiencia, economía,
rendición de cuentas y preservación del ambiente.
2. Normas de control interno codificadas en los siguientes componentes:
2.1 Cód. 100 – 00. Entorno de control académico
2.2 Cód. 200 – 00. Evaluación de riesgos académicos
2.3 Cód. 300 – 00. Actividades de control académico
2.4 Cód. 400 – 00. Información y comunicación académica
2.5 Cód. 500 – 00. Actividades de supervisión académica
Para realizar el Manual de procedimientos, se utilizó la guía para elaborar
manuales de procedimientos de la Universidad de Panamá26, que fundamenta
los criterios de la calidad de esta herramienta, para lo cual la autora de esta
investigación determinó las premisas metodológicas para su elaboración,
encaminadas a solucionar las debilidades en estas actividades de gestión,
aplicando los nuevos enfoques que exige la modernidad y la tecnología, lo que
permitió que su diseño se ajuste a la realidad actual de esta institución. El
manual elaborado tuvo la siguiente estructura:
A) Presentación, se compone de dos hojas que contienen el nombre de la
entidad, nombre del manual, fecha de elaboración y nombre del autor
del mismo.
B) Índice o Contenido, detalla numeradamente las partes del compendio
del manual elaborado.
C) Introducción, indica las necesidades institucionales de implementar el
manual de procedimientos, así como detalla en grandes grupos el
contenido de los procedimientos y las necesidades de su
implementación y de su actualización considerando el desarrollo de las
actividades de las gestiones académicas, dirigidas a satisfacer las
necesidades de sus estudiantes y de la comunidad
D) Objetivo, sintetiza la necesidad del manual y su alcance dirigido a
optimizar las principales actividades operativas de las direcciones y
unidades académicas de la institución, para atender a sus estudiantes y
comunidad.
E) Procedimientos, presenta en forma resumida los requerimientos más
importantes que permitieron diseñar los procedimientos específicos de
cada dirección o unidad académica, considerando: normatividad
académica, direcciones académicas, procedimientos específicos,
procedimientos elaborados y actividades de los procedimientos.
Elizabeth Jacqueline Govea Robinzón
El control interno en las actividades académica de las universidades ecuatorianas
69
CONCLUSIONES
El control interno en las universidades dejo los moldes clásicos y transitó
hacia el control de la gestión, en función de los objetivos y metas de los planes
organizacionales, pero en lo relacionados con las actividades académicas, éste
no se encuentra debidamente estructurado e integrado, de tal forma que
permita lograr una mayor eficiencia, eficacia y efectividad en sus operaciones,
para garantizar un servicio de calidad a sus estudiantes y a la comunidad.
El diagnóstico realizado sobre la existencia de normas y procedimientos de
control en las actividades académicas de las universidades ecuatorianas,
permitió determinar la inexistencia de normas de control interno y de manuales
de procedimientos específicos en estas actividades, lo que provoca reclamos
permanentes por parte de sus estudiantes, desmejorando la imagen de estas
instituciones.
La evaluación del control interno aplicado a las direcciones y unidades
académicas de la UTE LVT, permitió confirmar la inexistencia de normas de
control interno y de un manual de procedimientos de manera particular en estas
actividades, lo que va en desmedro de la calidad de sus servicios.
La inexistencia de normas y procedimientos de control interno en las
actividades académicas de las universidades ecuatorianas, permitió proponer
el diseño de normas de control interno y de un manual de procedimientos para
estas operaciones, con el objetivo de optimizarlas, lo que permitirá disponer de
herramientas de control modernas.
Se diseñaron las normas de control interno y un manual de procedimientos
para las actividades académicas en entidades universitarias ecuatorianas, lo
que permitió disponer de normas éticas de control interno de general
aceptación, que por una parte posibilite a partir de su empleo, medir y optimizar
los resultados que se alcanzan y disminuir los reclamos que hoy están
presentes con la prestación de los servicios, y por otra parte mejorar aquellas
universidades sin renombre ni reconocimiento nacional o internacional.
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