Enero - junio, 2022
Vol. 6, No. 12
e-ISSN: 2602-8247
https://doi.org/10.53877/rc.6.12.20220101.05
http://retosdelacienciaec.com
mcrevistas@gmail.com
EL SISTEMA DE COMUNICACION INTEGRADO A LOS
SISTEMAS DE GESTION EN EL CONTEXTO
ORGANIZACIONAL
THE COMMUNICATION SYSTEM INTEGRATED TO THE
MANAGEMENT SYSTEMS IN THE ORGANIZATIONAL
CONTEXT
Isis Leonor Suárez Caimary
1
Marianela Bermejo Salmon
2
Leonardo Charón Durive
3
Recibido: 2021-09-20 / Revisado: 2021-10-25 / Aceptado: 2021-11-25 / Publicado: 2022-01-01
RESUMEN
La comunicación organizacional contribuye al cumplimiento de las funciones, tareas
y/o actividades del puesto de trabajo en lo individual y en la general, a la coordinación
del conjunto de actividades que se desarrollan en las entidades para la consecución
de los resultados previstos. El presente trabajo tiene como objetivo la propuesta de
un procedimiento para el diagnóstico y diseño del sistema de comunicación, integrada
al sistema de dirección y gestión con enfoque estratégico. La metodología fue
aplicada y validada en dos organizaciones de Santiago de Cuba con resultados
satisfactorios. Se emplean diferentes técnicas y herramientas de investigación, que
combinan el enfoque cuantitativo con el cualitativo, entre las que se encuentran:
1
Ingeniera Química. Máster en Dirección. Investigador Agregado. Profesora Asistente. Centro de Información y
Gestión Tecnológica, Santiago de Cuba-Cuba. E-mail: isis@megacen.ciges.inf.cu / https://orcid.org/0000-0002-
6125-3912
2
Licenciada en Economía. Máster en Administración de Negocios. Doctora en Ciencias Económicas. Profesora
Titular. Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales de la Universidad de Oriente. Santiago de Cuba-Cuba.
E-mail: marianela@uo.edu.cu / https://orcid.org/0000-0001-6217-6480
3
Ingeniero Mecánico. Master en Dirección. Especialista en Investigación, Desarrollo e Innovación. Centro de
Información y Gestión Tecnológica. Santiago de Cuba-Cuba. E-mail: charon@megacen.ciges.inf.cu /
https://orcid.org/0000-0002-3869-9297
Forma sugerida de citar: Suárez-Caimary, I. L., Bermejo-Salmón, M. y Charón-Durive, L. (2022). El sistema de
comunicación integrado a los sistemas de gestión en el contexto organizacional. Retos de la Ciencia. 6(12). 51-
61. https://doi.org/10.53877/rc.6.12.20220101.05
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análisis bibliográfico, revisión y análisis documental, entrevistas en sus diversas
tipologías, cuestionario en su forma de encuesta y listas de chequeo. Como resultado
se logra desarrollar un procedimiento para el diagnóstico y diseño de la comunicación
organizacional que imbrica los elementos teóricos, metodológicos, estructurales y
prácticos con enfoque integrado a todos los sistemas de gestión proporcionando la
mejora de los procesos empresariales. Su diseño a partir de las normativas técnicas
y jurídicas vigente facilita su generalización y adaptabilidad a todo tipo de
organización en función de sus características. La comunicación es un proceso que
ocurre en cualquier tipo de organización involucrando permanentemente a los clientes
internos y externos, tales como, trabajadores, directivos, clientes, proveedores y la
sociedad.
Palabras clave: comunicación organizacional, gestión integrada, sistemas de
gestión, diagnóstico de la comunicación
ABSTRACT
Organizational communication contributes to the fulfillment of the functions, tasks and
/or activities of the job position individually and in general, to the coordination of the
set of activities that are developed in the entities to achieve the expected results. Work
objective is to propose a procedure for a diagnosis and design of the communication
system, integrated into the direction and management system with a strategic
approach. The methodology was applied and validated in two Santiago de Cuba's
organizations with satisfactory results. Different research techniques and tools are
used, combining the quantitative with the qualitative approach, among which are:
bibliographic analysis, documentary review and analysis, differents interviews types,
questionnaire in survey form and checklists. Is possible developing as a result
procedure for a diagnosis and design of organizational communication that overlaps
the theoretical, methodological, structural and practical elements with an integrated
approach to all management systems, providing the improvement of business
processes. Its design based on current technical and legal regulations facilitates its
generalization and adaptability to all types of organizations depending on its
characteristics. Communication is a process that occurs in any type of organization,
permanently involving internal and external clients, such as workers, managers,
clients, suppliers and society.
Keywords: organizational communication, integrated management,
management systems, communication diagnosis
INTRODUCCIÓN
La aplicación de un sistema de comunicación en la empresa estatal socialista está
estrechamente relacionada con la idea de solucionar los problemas. La comunicación
contribuye al cumplimiento de las funciones, tareas y/o actividades del puesto de
trabajo en lo individual y en la general, a la coordinación del conjunto de actividades
que se desarrollan en las entidades para la consecución de sus objetivos con enfoque
estratégico.
La comunicación organizacional se ha conocido desde los inicios de estos
estudios con denominaciones diferentes como: comunicación organizacional,
empresarial, institucional, organizativa, corporativa; todas referidas al mismo
fenómeno (Núñez, 2010).
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En el Decreto 281/ 2007 Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema
de Dirección y Gestión Empresarial Estatal, articulo 671 se plantea:
La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a
facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores
entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. La aplicación de
un correcto sistema de comunicación permite influir en las opiniones, aptitudes y
conductas de los trabajadores de la empresa y los públicos externos, con el fin de
cumplir con mayor eficiencia y rapidez los objetivos de la empresa.
La comunicación empresarial debe transmitir la situación existente en un
determinado momento, de forma confiable, oportuna, eficaz, idónea, pertinente y con
la calidad requerida. Debe realizarse en todos los sentidos y niveles de la estructura
organizativa: ascendente, descendente, transversal y horizontal, y debe contribuir a
la toma de decisiones.
Por tal motivo las organizaciones deben identificar y establecer los flujos, medios,
canales, maneras y formas que les permitan trasmitir informaciones transparentes,
confiables y oportunas de manera comprensible, que abarquen tanto a sus clientes
internos como externos lo cual impactará en la mejora en cuanto a eficiencia y eficacia
de sus procesos.
La comunicación es uno de los instrumentos estratégicos que contribuyen al
mejoramiento continuo y al aumento de la productividad dada la influencia que tiene
sobre la estimulación y el desempeño de los trabajadores, por cuanto, a través de su
análisis y efectividad se logran identificar elementos clave que permiten elevar la
calidad de vida laboral y la calidad de los productos o servicios que se ofertan a los
clientes.
El primer paso para implantar el Sistema de Comunicación Organizacional acorde
con el Decreto Ley 252/ 2007 es efectuar un diagnóstico. En la Guía de Autocontrol
de la Contraloría General de la Republica para el componente Información y
Comunicación, se refleja que el diagnóstico de comunicación:
a) Describe el enfoque de comunicación.
b) Define elementos de cultura organizacional, los valores compartidos, el sentido de
pertenencia y aspectos de clima interno.
c) Detalla la naturaleza de los procesos de comunicación, redes, flujos, los canales
más usados, el uso de los mensajes, frecuencia y su planificación.
d) Permite conocer conceptos de comunicación que se manejan en la entidad.
e) Precisa las características de directivos y trabajadores, sus expectativas, el grado
de motivación, sus intereses y aspiraciones, así como la participación, entre otros
aspectos.
f) Determina la relevancia y funciones de la comunicación en la empresa.
El sistema de comunicación empresarial, se encamina tanto a públicos internos,
integrado por todos los trabajadores de las empresas, como a los públicos externos,
conformados por el pueblo, los clientes, suministradores, competidores y por el resto
de las instituciones gubernamentales o no gubernamentales que de una forma u otra
se relacionan con la empresa; por lo que es indispensable el establecimiento de un
sistema de comunicación para que no se pierda la coherencia entre las acciones que
se realizan dentro de la empresa con la realidad del entorno (Dong, 2013).
Para que el sistema de comunicación diseñado resulte integrado al resto de los
sistemas de dirección y gestión se requiere, además, identificar en el diagnostico el
estado de los aspectos o requisitos pertinentes a cada uno y que tributan a la
comunicación para la implementación eficaz de los mismos según las normas
técnicas y jurídicas vigentes. Entre los sistemas se encuentran:
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- Gestión del Capital Humano: Ley 116/ 2013 y el Decreto 326/ 2014. Código de
Trabajo y Reglamento del Código de Trabajo respectivamente.
- Control Interno: Resolución 60/ 2011. Normas del Sistema de Control Interno.
- Gestión de la Calidad: NC ISO 9001: 2015 Sistema de Gestión de la calidad-
Requisitos con orientación para su uso.
- Gestión Ambiental: NC ISO 14001: 2015 Sistema de Gestión Ambiental-
Requisitos con orientación para su uso.
- Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo: NC ISO 45001: 2018 Sistema de
Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo-Requisitos con orientación para su
uso.
- Gestión de la Innovación: NC ISO 56002: 2020 Gestión de la Innovación -
Orientación
Las NC ISO citadas anteriormente al estar alineadas, refieren en el requisito 7.4
lo concerniente a la comunicación para cada sistema de gestión, por lo que se
requiere su inclusión en el sistema de comunicación organizacional, para que el
mismo tenga enfoque integrado.
Bartoli en su libro Comunicación y Organización, sobre el sistema de
comunicación afirma que, “organizar y comunicar desde una perspectiva de gestión
supone a la vez determinar un marco estratégico firme y pilotar rgenes de
maniobra interculturales o interpersonales” (1992, p. 35).
Llamas refiere que “un sistema de comunicación es aquel conjunto de elementos
donde, mediante un emisor, mensaje y receptor, se produce un proceso comunicativo
entre mínimo dos partes” (2021).
A partir de la revisión bibliográfica de los procedimientos para el diagnóstico del
sistema de comunicación integrado, entre los que se encuentran Almirall. (2010) y
Cirigliano. (2017), los autores del presente trabajo procedieron al diseño para la
realización del mismo teniendo en cuenta que los existentes no contemplan la
integración con los sistemas de gestión implementados atemperados a las normativas
técnicas y jurídicas vigentes para la actividad de comunicación.
Por lo anterior se plantea como problema de investigación: ¿Qué procedimiento
emplear para el diagnóstico y diseño del sistema de comunicación integrado a los
sistemas de gestión en el contexto organizacional?
Y como objetivo general de este estudio: Diseñar un procedimiento para la
realización del diagnóstico y diseño del sistema de comunicación integrado al resto
de los sistemas de gestión organizacionales sobre la base de las normativas jurídicas
y técnicas vigentes en el país.
Estructurado en fases, el procedimiento propuesto da respuesta a los requisitos
de la legislación vigente en el país para la actividad de comunicación con enfoque
estratégico, integrado y sistémico, lo cual permite su aplicabilidad, adaptabilidad y
generalización en cualquier tipo de organización.
METODOLOGIA
Para emprender la investigación, se partió de las bases teórico-metodológicas
propuestas en otras investigaciones, tal es el caso de la realizada por Trelles (2001).
El diseño del procedimiento se enmarcó en:
- Los procedimientos existentes no están atemperados a las regulaciones vigentes
para la actividad de comunicación organizacional en el país, entre las cuales se
encuentran el Decreto Ley 252, la Resolución 60 y las Guías de Autocontrol
actualizadas y
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- en la revisión bibliográfica no se encontraron procedimientos que integraran el
sistema de comunicación con el resto de los sistemas de gestión, tal y como se
establece en el requisito 7.4 de las últimas actualizaciones de las normas: NC ISO
9001, NC ISO 14001, NC ISO 45001 y NC ISO 56002 entre otras.
El procedimiento propuesto consta de seis fases y está dirigido al diagnóstico de
la comunicación interna en cinco etapas (Fase I) y la externa en tres etapas (Fase II).
Etapas de la Fase I:
- Etapa I. Enfoque de comunicación su correspondencia con: la historia, misión,
imagen corporativa, valores y objetivos de la empresa.
- Etapa II. Cultura organizacional, clima interno, grado de implicación y sentido de
pertenencia de los trabajadores.
- Etapa III. Características de los directivos y trabajadores: expectativas, grado de
motivación, intereses, aspiraciones y participación en la dirección.
- Etapa IV. Naturaleza de los procesos de comunicación: redes, flujos, canales más
usados, uso de los mensajes, frecuencia y su planificación.
- Etapa V. Tipo de comunicación predominante, relevancia y funciones de la
comunicación.
La comunicación externa juega un papel de suma importancia en el procedimiento
ya que, la determinación de los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes
y otras partes interesadas externas a la organización, así como la retroalimentación
de la satisfacción de los servicios o productos, es el eje central del sistema de gestión
de la calidad. A partir de la revisión bibliográfica se agrupa la misma en la Fase II en
tres etapas:
- Etapa I. Comunicación externa operativa: Se produce diariamente con todas las
partes interesadas externas de la organización: clientes, proveedores y otras
partes interesadas, teniendo en cuenta la necesidad de conocer la imagen que
puedan tener sobre la empresa, como base para el trabajo en la comunicación
externa enfocada a promover la cartera de productos y/o servicios y la
retroalimentación de la satisfacción de los mismos.
- Etapa II. Comunicación externa estratégica: El objetivo es obtener información
sobre aspectos estratégicos de la organización que permitan mejorar su posición
competitiva: estudio de la competencia, novedades legislativas, estado del
mercado, vigilancia tecnológica, inteligencia empresarial, entre otros.
- Etapa III. Comunicación externa de notoriedad: Se refiere al flujo de información
con el que la organización trata de dar a conocer sus productos y servicios y
mejorar su imagen y reputación: prensa, publicitarios, revistas, registro de marcas,
identidad visual corporativa, medios de comunicación tanto electrónicos, como
impresos y audiovisuales a fin de poder garantizar un adecuado nivel de
conocimiento y reconocimiento social sobre la empresa, sus resultados, sus
trabajadores y sus valores.
En la Fase III del procedimiento se identifica el estado de la comunicación
pertinente al resto de los sistemas de gestión según los requisitos establecidos en las
normas cnicas y jurídicas de cada uno. En las normas ISO se refiere que la
organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para
las comunicaciones internas y externas pertinentes a cada sistema y deben incluir:
qué comunicar, cuándo comunicar, a quién comunicar, cómo comunicar y quién
comunica.
En la Fase IV se diagnostica el tratamiento a las quejas y sugerencias de los
trabajadores y de las partes interesadas externas de la organización, posteriormente
en la Fase V, se identifica cómo se organiza:
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- La retroalimentación entre directivos y trabajadores en beneficio de la
organización,
- la rendición de cuentas de las diferentes áreas de la empresa ante su consejo de
dirección y trabajadores y
- la mejora continua de la comunicación organizacional.
Finalmente, en la Fase VI, a partir de los problemas detectados en cada una de
las fases anteriores se elabora un plan de acción con el objetivo de revertir aquellos
aspectos de la comunicación identificados como nudos críticos.
En cada una de las fases y como parte de la realización del diagnóstico se
procede al tratamiento de la temática abordada desde su comportamiento actual, las
causas que la originan y sus consecuencias. Para este propósito se emplean entre
otros los siguientes métodos y técnicas: análisis y síntesis, inducción- deducción,
encuestas, entrevistas, listas de chequeo, observación directa, grupo focal y análisis
documental. A continuación, se muestra una representación gráfica del procedimiento
para su mejor comprensión.
Gráfico 1.
Procedimiento para el diagnóstico del Sistema de Comunicación
Para fundamentar, argumentar y evaluar el estado de la comunicación con el empleo
del procedimiento representado en el Grafico 1, se diseñaron y aplicaron diferentes
técnicas y herramientas de investigación entre las que se encuentran:
1. Listas de chequeo: Se elaboraron dos listas de chequeo. La primera permite la
revisión de la implementación de la comunicación interna pertinente a la Gestión
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de los Recursos Humanos para verificar la conformidad o cumplimiento de las
normas jurídicas vigentes que tributan a la actividad de comunicación entre la que
se encuentra la Ley 116 y el Decreto 326.
Una segunda lista donde se verifica el cumplimiento de los requisitos que tributan
a la comunicación interna y externa de los sistemas de gestión implementados de
acuerdo a las normativas pertinentes a cada uno.
2. Guías de Autocontrol actualizadas del Sistema de Control Interno para el
componente Información y Comunicación: En función del tipo de organización se
selecciona la guía (empresarial o presupuestada), para lo cual se emplea: la
revisión de documentos oficiales de la empresa, la observación directa y la
realización de entrevistas a cuadros, especialistas y trabajadores.
3. Encuestas a los trabajadores: El cuestionario o encuesta elaborada se aplica a
una muestra representativa de trabajadores, con representación de todas las
áreas de la estructura organizativa y categorías ocupacionales, posteriormente se
procesan estadísticamente. La encuesta es anónima y posee 55 preguntas
enfocadas a conocer las opiniones acerca de aspectos relativos a la comunicación
organizacional. El instrumento se divide según el tema o la necesidad, siempre
subdividido por objetivos y temas precisos a diagnosticar.
Las preguntas son concisas y están elaboradas en un lenguaje claro y directo y
abordan elementos propios de la organización que tributan a un sistema de
comunicación eficaz.
4. Encuestas a directivos: Se aplican a los directivos y permiten identificar:
Los tipos de canales que utilizan para comunicarse con sus colaboradores
y como evalúan el empleo de los mismos y
los valores que estos poseen, los que consideran que están presentes en la
empresa y los que se deben fomentar.
5. Encuesta a clientes: Para el estudio de clientes se emplea la encuesta como
herramienta de investigación, por considerar que la satisfacción del cliente es uno
de los principales indicadores de la calidad de un servicio y con ello del adecuado
empleo de los canales de comunicación para lograr dicha satisfacción, que surge
de la diferencia entre las expectativas que se generan antes de contratar el
servicio y lo que el cliente percibe una vez que la experiencia ha tenido lugar.
6. Revisión y análisis de documentos: Se revisan actas, documentos y otros registros
que evidencian el cumplimiento de normas legales y técnicas vigentes aplicables
a las actividades de la empresa, entre los que se encuentran:
- Actas de los Consejos de Dirección,
- actas de las reuniones de afiliados a las Secciones Sindicales,
- el Convenio Colectivo de Trabajo,
- el Reglamento Disciplinario Interno,
- el Plan de Capacitación y Desarrollo de la Empresa,
- la documentación del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo,
- el expediente de Atención al Cliente (quejas y sugerencias),
- el procedimiento para la ejecución de los controles integrales en el año,
- los objetivos de Trabajo de la empresa,
- documentos pertinentes a cada sistema de gestión implementado.
Luego del análisis y procesamiento estadístico de las herramientas anteriormente
enumeradas, de la interpretación de los datos, a como, el cruzamiento de las
múltiples variables cualitativas que se miden, que parte de considerar los aspectos
que para el diagnóstico de comunicación empresarial integrado se plantean en las
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normativas vigentes, se abordan los resultados agrupándolos en las seis Fases del
procedimiento.
RESULTADOS
Para validar el procedimiento propuesto por los autores, el mismo fue aplicado en dos
organizaciones de Santiago de Cuba, ellas fueron:
- Centro de Información y Gestión Tecnológica de Santiago de Cuba, conocido en el
territorio por su marca comercial, MEGACEN adscrito al Instituto de Información
Científica y Tecnológica, perteneciente a la Agencia de Energía Nuclear y
Tecnologías de Avanzadas del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente
(CITMA) es una Entidad de Ciencia, Tecnología e Innovación (ECTI) que se encarga
como centro de interfase de la prestación de servicios científicos-técnicos mediante
acciones de transferencia tecnológica y transferencia de conocimiento a las
organizaciones del territorio que les permitan cumplir con las políticas del país y la
actualización del modelo económico cubano para lograr la sostenibilidad económica.
Su Misión es: Elevar la competitividad de nuestros clientes, brindando servicios
integrales y especializados de información y consultoría, utilizando las nuevas
tecnologías de la información y el conocimiento.
Entre los objetivos de trabajo trazados por MEGACEN para lograr el desarrollo
sostenible del territorio está el trabajo con las diferentes formas de gestión que existen
hoy en la economía cubana mediante el uso intensivo del conocimiento y la
innovación apoyándolas en sus procesos de producción de bienes o prestación de
servicios.
- Empresa Ferrocarriles de Oriente (EFO) perteneciente a la OSDE Unión de
Ferrocarriles de Cuba del Ministerio del Transporte, ubicada en la Avenida Jesús
Menéndez s/n en el municipio Santiago de Cuba. El diagnóstico realizado, se
enmarcó en la oficina central de la empresa que está compuesta por 10
direcciones funcionales y 8 departamentos adscritos al director general que es el
máximo responsable del Sistema de Comunicación Empresarial.
En el artículo de Domínguez Quevedo, L. & Suarez Caimary, I. L. (2021) se
muestran los resultados obtenidos con la aplicación del procedimiento propuesto en
este estudio en la EFO.
La EFO tiene la Misión de: Garantizar, con eficiencia y calidad, las
transportaciones de cargas especializadas, carga general y pasajeros para la
satisfacción de las necesidades de otras entidades y de la población y de esa forma
contribuir al desarrollo socio- económico del país.
Y como Visión: Constituir, a mediano plazo, una entidad bien organizada, eficaz,
altamente profesional y competitiva que promueva la cooperación para garantizar
progresivamente el incremento de la eficiencia y la excelencia en el cumplimiento de
los requerimientos de calidad.
En los Consejos de Dirección de las dos entidades se presentaron los resultados
arrojados luego de realizado el diagnóstico de la comunicación integrado,
constituyendo esto un importante paso para la mejora de la gestión organizacional en
estas prestigiosas entidades de la provincia ya permite el diseño e implementación
del sistema de comunicación con enfoque estratégico e integrado. Se logra la
satisfacción total por parte de los clientes con el estudio realizado.
En el Plan de Acciones propuesto en ambas entidades (Fase VI del
procedimiento), se abarcaron las dificultades y problemáticas diagnosticadas en las
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diferentes fases del procedimiento respondiendo a los indicadores relacionados con
la comunicación en las normativas aplicables vigentes.
DISCUSION
Se logra imbricar los elementos teóricos, metodológicos, estructurales y prácticos a
tener en cuenta en un diagnóstico de comunicación para el diseño e implementación
del sistema de comunicación, que permite su integración con los sistemas de gestión
organizacionales para lograr la mejora de los procesos empresariales y la satisfacción
de las partes interesadas.
El procedimiento fue aplicado y validado con satisfacción total en dos entidades
del territorio empleando el procesamiento y análisis de información, en función de las
técnicas y herramientas de investigación utilizadas.
Se recomienda su perfeccionamiento continuo, a partir de los resultados
obtenidos con su aplicación, como parte de la mejora continua.
Se concluye que el modelo propuesto atemperado a las normas jurídicas y
técnicas vigentes con enfoque estratégico, integrado, participativo y sistémico para la
actividad de comunicación permite su empleo o generalización a cualquier tipo de
organización, ya sea de producción de bienes materiales o de prestación de servicios.
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