En el Decreto 281/ 2007 Reglamento para la implantación y consolidación del Sistema
de Dirección y Gestión Empresarial Estatal, articulo 671 se plantea:
La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a
facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores
entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno. La aplicación de
un correcto sistema de comunicación permite influir en las opiniones, aptitudes y
conductas de los trabajadores de la empresa y los públicos externos, con el fin de
cumplir con mayor eficiencia y rapidez los objetivos de la empresa.
La comunicación empresarial debe transmitir la situación existente en un
determinado momento, de forma confiable, oportuna, eficaz, idónea, pertinente y con
la calidad requerida. Debe realizarse en todos los sentidos y niveles de la estructura
organizativa: ascendente, descendente, transversal y horizontal, y debe contribuir a
la toma de decisiones.
Por tal motivo las organizaciones deben identificar y establecer los flujos, medios,
canales, maneras y formas que les permitan trasmitir informaciones transparentes,
confiables y oportunas de manera comprensible, que abarquen tanto a sus clientes
internos como externos lo cual impactará en la mejora en cuanto a eficiencia y eficacia
de sus procesos.
La comunicación es uno de los instrumentos estratégicos que contribuyen al
mejoramiento continuo y al aumento de la productividad dada la influencia que tiene
sobre la estimulación y el desempeño de los trabajadores, por cuanto, a través de su
análisis y efectividad se logran identificar elementos clave que permiten elevar la
calidad de vida laboral y la calidad de los productos o servicios que se ofertan a los
clientes.
El primer paso para implantar el Sistema de Comunicación Organizacional acorde
con el Decreto Ley 252/ 2007 es efectuar un diagnóstico. En la Guía de Autocontrol
de la Contraloría General de la Republica para el componente Información y
Comunicación, se refleja que el diagnóstico de comunicación:
a) Describe el enfoque de comunicación.
b) Define elementos de cultura organizacional, los valores compartidos, el sentido de
pertenencia y aspectos de clima interno.
c) Detalla la naturaleza de los procesos de comunicación, redes, flujos, los canales
más usados, el uso de los mensajes, frecuencia y su planificación.
d) Permite conocer conceptos de comunicación que se manejan en la entidad.
e) Precisa las características de directivos y trabajadores, sus expectativas, el grado
de motivación, sus intereses y aspiraciones, así como la participación, entre otros
aspectos.
f) Determina la relevancia y funciones de la comunicación en la empresa.
El sistema de comunicación empresarial, se encamina tanto a públicos internos,
integrado por todos los trabajadores de las empresas, como a los públicos externos,
conformados por el pueblo, los clientes, suministradores, competidores y por el resto
de las instituciones gubernamentales o no gubernamentales que de una forma u otra
se relacionan con la empresa; por lo que es indispensable el establecimiento de un
sistema de comunicación para que no se pierda la coherencia entre las acciones que
se realizan dentro de la empresa con la realidad del entorno (Dong, 2013).
Para que el sistema de comunicación diseñado resulte integrado al resto de los
sistemas de dirección y gestión se requiere, además, identificar en el diagnostico el
estado de los aspectos o requisitos pertinentes a cada uno y que tributan a la
comunicación para la implementación eficaz de los mismos según las normas
técnicas y jurídicas vigentes. Entre los sistemas se encuentran: